Langkah langkah membuat event (2)

Kali ini kita  akan membahas lanjutan langkah-langkah membuat event. Sebelum nya kita telah membahas mengenai tujuan, komitmen, brainstorming,  dan juga konsultasi. Tentu nya seperti artikel sebelum nya kita akan membahas satu persatu agar dapat di mengerti dengan baik. Oke mari kita mulai!

Setelah melakukan konsultasi tentu nya kita akan mengetahui sudut pandang yang berbeda dan biasanya ada tambahan atau pengurangan dari konten yang sudah ada sebelumnya. Konsultasi ini tidak hanya di lakukan sekali tetapi kalian bisa melakukan hal ini kapan saja sesuai dengan kebutuhan nya, namun yang harus di ingat adalah tujuan dari konsultasi ini adalah untuk mendapatkan masukan yang bermanfaat, maka dari itu kalian lah yang harus mengolah informasi yang didapat dan kemudian melakukan pengambilan keputusan.

Seperti yang sudah di singgung sebelum nya, fase pembentukan sebuah ide atau konsep bisa jadi memakan waktu yang panjang maka dari itu kalian harus tetap sesuai terhadap deadline yang sudah di tentukan karena setelah ini akan masuk kepada  proses budgeting, yang tentu nya berkaitan tentang keuangan. Bisa di bilang budgeting  atau yang termasuk didalam financial planning  adalah salah satu hal terpenting dan yang biasanya menjadi sumber masalah dalam pembuatan suatu event.

Budgeting adalah proses dimana kalian memasukan seluruh biaya dalam suatu perhitungan, biasanya platform yang banyak digunakan adalah Microsoft Excel, tentu nya sangat tidak disarankan menggunakan cara konvensional yaitu dengan sebuah buku atau sekedar kertas, karena jika ada perubahan akan kurang efektif dan efisien dan tentu nya resiko kesalahan perhitungan akan lebih tinggi.

Dalam melakukan budgeting tentu nya kalian akan memasuki fase yang lebih realistis namun jangan langsung menekan biaya dari konsep yang sudah di buat, silahkan masukan biaya sesuai konsep dan detail-detail lain yang sudah di tentukan. Kemudian dari keseluruhan biaya tersebuat di kalikan 10% untuk biaya tak terduga. Dan jangan lupa periksaa kembali setiap kebutuhan nya, jangan sampe ada yang terlewatkan sehingga membebankan di kemudian hari.

Setelah budgeting selesai kalian harus membuat revenue projection atau suatu perhitungan pemasukan keuangan untuk event tersebut. Hal ini biasanya bisa bersumber dari sponsor, donasi, atau fundraising. Dalam pembuatan revenue projection kalian harus menggali kreatifitas kalian dan serealistis mungkin, mulai dengan melihat potensi sebuah tim dan juga event tersebut sampai batas kemampuan nya. Bisa dibilang dalam proses ini kalian sedang menentukan nafas dari sebuah event, karena konsep sebagus apapun tentu nya tidak akan terselenggara jika dana yang didapatkan sangat jauh dari yang dibutuhkan.

Setelah budgeting dan revenue projection sudah jadi, langkah selanjutnya adalah membandingkan kedua nya. Beruntunglah jika budgeting lebih rendah dari revenue projection namun jika ternyata kebalikan nya, hal yang harus kalian lakukan adalah mengecek budgeting dan menekan biaya yang di anggap bukan prioritas utama sampai ke hal yang di anggap prioritas, sampai budget tersebut sesuai. Selain itu hal ini bisa di kombinasikan dengan memikirkan revenue projection yang mungkin memiliki potensi yang lebih bisa di tingkatkan.

Proses ini bisa dikatakan selesai jika budgeting dan revenue projection yang ada sudah sesuai, yang dimana revenue projection harus lebih tinggi. kemudian ini akan menjadi panduan yang harus di perhatikan sampai event berlangsung, jangan sampai ada penambahan biaya yang signifikan atau pemasukan yang tidak sesuai target.

Proses selanjut nya adalah mulai bergerak sesuai dengan divisi masing-masing, dan tentu nya peran ketua penyelenggara sangat penting untuk controlling agar semua pencapaian bisa sesuai dengan waktu yang telah di tentukan. Selain itu seluruh anggota tim harus selalu diberikan motivasi agar performa nya tetap konsisten, dan perselisihan dalam sebuah tim adalah hal yang wajar terjadi, yang harus dilakukan adalah melakukan pendekatan sesuai karakter dari orang-orang yang bermasalah tersebut. Dan tentu nya dengan persamaan tujuan dan komitmen di awal seharus nya setiap perselisihan akan terselesaikan.

Demikianlah gambaran besar langkah-langkah membuat event, tentu nya pada artikel yang lain nya akan membahas mengenai hal lain yang berkaitan dalam pembuatan sebuah event. Semoga bermanfaat J

Langkah Langkah Membuat Event (1)

Pada saat ini banyak sekali event yang ada di ibu kota Jakarta, baik itu acara musik, acara seni, acara seminar dan acara-acara lain nya. Pernah ga sih kepikirian untuk tau bagaimana membuat suatu event? Beda ga sih cara membuat event yang skala kecil? skala besar? atau mungkin event dengan bidang yang jauh berbeda seperti seminar dan pentas musik? Yuk kita bahas satu persatu tentang langkah-langkah membuat event.

Dalam pembuatan suatu event pasti kita berangkat dari sebuah tujuan kenapa event tersebut harus berlangsung? Dan apa peran kita di event tersebut? Tentu hal tersebut kalian sendiri yang bisa menjawab :), tapi nih ada kesamaan dari berbagai macam alasan dalam tujuan pembuatan suatu event, yaitu kesuksesan dari event tersebut! Penasaran ga sih rahasia sukses nya? Tenang sesuai dengan kalimat yang di atas kita akan bahas satu persatu ya, setuju? oke mari kita lanjut. Jadi kesuksesan dari suatu event yang kalian inginkan itu harus berawal dari komitmen, karena pada dasar nya ketika kalian sudah memulai untuk melangkah dari satu step atau satu fase ke fase berikut nya “there is no turning back”  atau dengan kata lain bagaimana pun penyesuaian dari event tersebut yang tidak jarang jauh berbeda dengan apa yang sudah kita rencanakan, event tersebut  harus lah tetap berlangsung sesuai dengan tujuan awal nya, ingat ya TUJUAN AWAL NYA, makanya penting banget tujuan dan komitmen kita dari awal, untuk sebuah event.

Setelah menentukan tujuan dan meyakini komitmen secara individu jangan lupa ingatkan ini kepada team, terlebih lagi jika team kalian beranggotakan cukup banyak, tentu nya kesamaan tujuan dan komitmen bersama sangat penting. Langkah selanjut nya adalah proses pembuatan suatu ide atau yang sering banyak di dengar dengan istilah brainstorming. Pada fase ini sangat di tuntut kreativitas baik dari team ataupun individu, kenapa? Karena hal ini sangat mempengaruhi segala hal baik secara teknis maupun pendanaan dalam sebuah event.

Biasanya fase pembentukan sebuah ide bisa menjadi sangat melelahkan ataupun sangat menyenangkan karena tidak ada batasan dalam pembuat ide tersebut terlepas dari jenis event tersebut atau pun latar belakang kalian sebagai pembuat event. Maka dari itu sangat perlu untuk membuat timeline yang termasuk deadline dari setiap langkah-langkah pembuatan event. Contoh sedikit seperti saat kalian bingung rasa nya tidak ada yang sesuai dengan ide yang sudah di ungkapkan, namun 3 hari lagi deadline untuk masuk ke fase berikut nya, saran saya adalah tentu nya sampai 3 hari kedepan harus memaksimalkan waktu yang ada namun pada saat hari dimana deadline dari ide tersebut harus di tentukan maka pilihlah ide terbaik dari yang sudah ada, jangan mengundurkan deadline yang sudah di tentukan dari awal karena ketepatan waktu adalah bagian dari komitmen kita juga J.

Langkah selanjut nya adalah melakukan konsultasi kepada seseorang yang sudah memiliki pengalaman terhadap suatu bidang dari event tersebut, seperti jika kalian mengadakan acara musik, kalian bisa menanyakan relasi yang pernah menjadi penyelenggara acara musik, kemudian jangan lupa tanyakan kepada seseorang yang pernah menonton acara musik. Jangan takut ide kalian di ambil, karena tentu nya kalian tidak bertanya kepada kompetitor bukan? Dan percayalah bahwa jika mereka mengambil ide kalian maka belum tentu mereka dapat menjalankan nya dengan baik. Konsultasi ini sendiri bertujuan untuk mengetahui apakah ide yang kalian miliki cukup realistis? Apakah ide kalian ini diminati atau di sukai orang lain? Atau hanya kalian sendiri yang menganggap ide ini cemerlang? Dari konsultasi ini kalian tentu nya akan mendapatkan sudut pandang baru yang pasti nya menambah kematangan konsep event kalian.

Masih penasaran dengan fase berikut nya? Sesuai dengan judul pada artikel ini yaitu “Langkah Langkah Membuat Event” tentu nya langkah yang baik harus lah detail, betul? Dan agar mengerti harus lah membaca dengan perlahan, betul? Demi kesuksesan bersama maka tunggu artikel lanjutan nya ya! Kita akan bahas lebih dalam lagi mengenai langkah langkah membuat event! See you!